1. Các bút toán điều chỉnh:

Các bút toán điều chỉnh được ghi trên cơ sở: hệ thống kế toán doanh nghiệp được thực hiện theo cơ sở dồn tích (accrual basis), nguyên tắc kì kế toán (accounting period) và nguyên tắc phù hợp (matching principle).

Cuối kì kế toán, sau khi lập xong Bảng cân đối thử và trước khi lập các báo cáo tài chính, kế toán phải thực hiện các bút toán điều chỉnh sau:

1.1. Điều chỉnh khấu hao tài sản cố định

Cuối kì, kế toán tính ra số khấu hao tài sản cố định phải trích trong kì và ghi bút toán điều chỉnh:

Nợ TK “Chi phí khấu hao tài sản cố định - Depreciation Expense”

          Có TK “Hao mòn luỹ kế của TSCĐ - Accumulated Depreciation”

Khấu hao tài sản cố định có thể được điều chỉnh hàng tháng hoặc được ghi 1 lần vào cuối năm tài chính.

1.2. Điều chỉnh doanh thu nhận trước (doanh thu chưa thực hiện)

Doanh thu nhận trước phát sinh trong trường hợp doanh nghiệp nhận được tiền trước cho việc thực hiện dịch vụ, khoản tiền nhận được thực chất là doanh thu của nhiều kì kế toán tiếp theo, chứ không phải doanh thu của kì thu tiền. Do vậy, kế toán phải điều chỉnh nhằm phản ánh chính xác số doanh thu đã thực hiện của kì này.

Khi phát sinh doanh thu nhận trước - Deffered Revenue

Nợ TK “Tiền - Cash”: Tổng số tiền đã nhận

          Có TK “Doanh thu nhận trước - Unearned Revenue”

Điều chỉnh doanh thu nhận trước, tính vào doanh thu kì kế toán hiện thời:

Nợ TK “Doanh thu nhận trước - Unearned Revenue”

          Có TK “Doanh thu - Revenue”: Doanh thu thực hiện kì này

1.3. Điều chỉnh doanh thu chưa thu

Doanh thu chưa thu phát sinh trong trường hợp doanh nghiệp đã thực hiện việc cung cấp hàng hoá, dịch vụ cho khách hàng nhưng chưa nhận được tiền. Việc thanh toán sẽ được thực hiện tại một thời điểm trong tương lai. Kế toán điều chỉnh doanh thu phải thu bằng bút toán sau:

Nợ TK “Phải thu... - Accounts (Interest) Receivable”

          Có TK “Doanh thu... - Rent, Interest Revenue”

1.4. Điều chỉnh các loại chi phí trả trước

- Điều chỉnh chi phí bảo hiểm trả trước:

Khi thanh toán tiền mua bảo hiểm:

Nợ TK “Bảo hiểm trả trước - Prepaid Insurance”

          Có TK “Tiền - Cash”

Điều chỉnh tiền bảo hiểm, tính vào chi phí năm nay:

Nợ TK “Chi phí bảo hiểm - Insurance Expenses”

          Có TK “Bảo hiểm trả trước - Prepaid Insurance”

- Điều chỉnh chi phí văn phòng phẩm:

Khi mua văn phòng phẩm nhập kho, kế toán ghi:

Nợ TK “Văn phòng phẩm - Office supplies”

          Có TK “Tiền - Cash”: Số đã thanh toán bằng tiền

          Có TK “Phải trả người bán - Accounts Payable”: Số chưa trả

Số dư của tài khoản “Văn phòng phẩm” được thể hiện trên bảng cân đối thử chưa điều chỉnh. Vào thời điểm lập báo cáo, căn cứ vào kết quả kiểm kê, kế toán tính ra số văn phòng phẩm đã sử dụng trong kì kế toán và ghi bút toán điều chỉnh:

Nợ TK “Chi phí văn phòng phẩm - Office supplies Expense”

          Có TK “Văn phòng phẩm - Office supplies”: số văn phòng phẩm đã dùng trong kì kế toán

1.5. Điều chỉnh các loại chi phí phải trả.

Chi phí phải trả là các khoản chi phí thực tế chưa phải chi trả nhưng được tính vào chi phí kinh doanh cho kì hiện hành. Kế toán phải ghi tăng chi phí của kì kế toán hiện hành và tăng nợ phải trả.

Ví dụ: Công ty trả lương vào ngày thứ 6 hàng tuần (lương tuần - wage), nhưng ngày kết thúc tháng lại là ngày thứ 3. Như vậy, có 2 ngày (thứ 2 và thứ 3) thuộc tháng này, nhưng tiền lương lại được trả vào thứ 6 trong tuần đầu của tháng tiếp theo. Vậy nên, kế toán cần tính tiền lương của 2 ngày đó vào chi phí của tháng này mặc dù chưa thanh toán cho người lao động.

Bút toán điều chỉnh trong trường hợp trên được ghi như sau:

Nợ TK “Chi phí tiền lương - Wages expense”: lương của 2 ngày

          Có TK “Phải trả CNV - Wages payable”

Kế toán điều chỉnh tương tự với các khoản chi phí phải trả khác như: tiền thuê phải trả, lãi vay phải trả...

2. Các bút toán khoá sổ (Closing Entry):

Doanh thu, chi phí và việc rút vốn của chủ sở hữu được luỹ kế trong kì kế toán. Cuối kì kế toán, khi tiến hành lập báo cáo, các thay đổi này phải được chuyển sang ghi nhận trên tài khoản vốn của chủ sở hữu. Xét về kĩ thuật kế toán, khoá sổ là kết chuyển số liệu về doanh thu, chi phí, rút vốn, đưa số dư các tài khoản này về số 0.

Khoá sổ tài khoản doanh thu:

Nợ TK “Doanh thu - Revenue”

          Có TK “Xác định kết quả - Income summary”

Khoá sổ tài khoản chi phí:

Nợ TK “Xác định kết quả - Income summary”

          Có TK “Chi phí - Expenses”

Khoá sổ tài khoản xác định kết quả:

Sau khi khoá sổ các tài khoản doanh thu và các tài khoản chi phí, kế toán xác định kết quả và kết chuyển chênh lệch vào tài khoản Vốn của chủ sở hữu.

Nếu lãi:

Nợ TK “Xác định kết quả - Income summary”

          Có TK “Vốn của chủ sở hữu - Capital”

Nếu lỗ kế toán kết chuyển ngược lại để ghi giảm vốn.

Khoá sổ tài khoản Rút vốn của chủ sở hữu:

Nợ TK “Vốn chủ sở hữu - Capital”

          Có TK “Rút vốn của chủ sở hữu - Withdrawals”