a. Sổ Nhật ký (Journal)

- Sổ Nhật ký là một quyển sổ để ghi chép tất cả các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo trình tự thời gian. Sổ Nhật ký hay còn được gọi là Sổ ghi chép ban đầu vì mỗi nghiệp vụ kinh tế phát sinh trước hết được ghi vào Sổ Nhật ký.

- Sổ Nhật ký chung (General Journal) là một loại số nhật ký cơ bản, đơn giản nhất trong các loại sổ nhật ký của doanh nghiệp. Sổ Nhật ký chung có kết cấu như sau:

NHẬT KÝ CHUNG

Trang:

(Cột Tham chiếu trong Nhật ký chung ghi số hiệu tài khoản)

b. Sổ cái (Ledger)

Sổ cái tài khoản là loại sổ dùng để phản ánh riêng biệt từng đối tượng kế toán. Hình thức của Sổ cái có thể là tờ rời hoặc sổ quyển. Số liệu được chuyển từ Nhật ký chung vào Sổ cái (Posting). Sổ cái có kết cấu như sau:

SỔ CÁI

Tên tài khoản:                Số hiệu tài khoản:

(Cột Tham chiếu trong Sổ cái ghi số trang của nghiệp vụ chuyển sổ

từ Nhật ký chung)

c. Bảng cân đối thử (Trial Balance)

- Tại những thời điểm nhất định nào đó (thường là trước khi lập Bảng cân đối kế toán), để kiểm tra tính chính xác trong ghi sổ kế toán (Sự cân bằng giữa tổng số dư bên Nợ và số dư bên Có của các tài khoản) kế toán tiến hành lập Bảng cân đối thử.

- Để lập Bảng cân đối thử, kế toán cần thực hiện 4 bước sau:

+ Xác định số dư của mỗi tài khoản trên Sổ cái

+ Liệt kê các tài khoản có số dư bên Nợ trên một cột và các tài khoản có số dư bên Có trên một cột.

+ Cộng các số dư Nợ và số dư Có.

+ So sánh tổng các số dư Nợ với tổng các số dư Có.

Doanh nghiệp John

BẢNG CÂN ĐỐI THỬ

Ngày   tháng   năm N

- Trong trường hợp Bảng cân đối thử cân bằng thì cũng không thể chắc chắn kết luận rằng các nghiệp vụ kinh tế được phân tích và ghi sổ đúng. Chẳng hạn, đáng lẽ phải ghi vào tài khoản tài sản này nhưng đã ghi nhầm vào tài khoản tài sản khác hoặc kế toán đã bỏ sót một nghiệp vụ nào đó, trong cả 2 tình huống này Bảng cân đối thử vẫn cân bằng.