Tổ chức các Cơ quan kiểm toán tối cao khu vực Châu Á (ASOSAI) được thành lập năm 1979, hiện nay có 45 thành viên. Đại hội ASOSAI được tổ chức 3 năm 1 lần, đây là sự kiện có ý nghĩa to lớn khẳng định vai trò quan trọng của tổ chức ASOSAI trên trường quốc tế; khẳng định vị thế, nâng tầm ngoại giao của quốc gia và uy tín của cơ quan kiểm toán tối cao của các nước.

Năm 2006, tại thành phố Thượng Hải, Kiểm toán Nhà nước Trung Quốc (CNAO) đã tổ chức thành công đại hội ASOSAI với sự tham gia của 44 Đoàn Đại biểu, với gần 200 khách mời quốc tế. Nhà nước Trung Quốc chủ động về kinh phí tổ chức Đại hội với tổng kinh phí 700 vạn Nhân dân tệ (tương ứng khoảng 1 triệu USD), trong đó CNAO đóng góp 300 vạn Nhân dân tệ; Chính phủ Trung Quốc và Thành phố Thượng Hải đóng góp 400 vạn Nhân dân tệ. Đại hội đã thành công tốt đẹp, được cơ quan kiểm toán tối cao của các nước đánh giá cao từ phương pháp tổ chức đến nội dung Đại hội. Dưới đây là một số kinh nghiệm của CNAO tạo nên thành công của Đại hội ASOSAI.

Về công tác lập kế hoạch

CNAO coi trọng và xác định công tác lập kế hoạch là yếu tố quyết định 40% thành công của Đại hội ASOSAI, kế hoạch được coi như một kịch bản của một bộ phim, kế hoạch càng chi tiết, thành công của đại hội càng cao, khi thực hiện kế hoạch chỉ còn là triển khai theo đúng kịch bản đã xây dựng sẵn.

Về công tác lãnh đạo, điều hành.

Bộ máy điều hành của Đại hội được thành lập ngay từ giai đoạn đầu, với cơ cấu tổ chức hợp lý, thống nhất, đồng bộ, trong đó quy định rõ chức trách, nhiệm vụ của các tổ phụ trách từng lĩnh vực một cách rõ ràng, không trùng chéo, phân công công việc chi tiết tới từng cừng nhân, đảm bảo bất cứ nhiệm vụ nào dù là nhỏ nhất cũng có người phụ trách. Cụ thể: CNAO chia ra các bộ phận tổ chức và thực hiện gồm: Ban thư ký, Văn phòng, Bộ phận Văn kiện và chuyên đề; Bộ phận Hậu vụ làm công tác hậu cần, phục vụ trực tiếp tại nơi diễn ra Đại hội với 18 tổ khác nhau, mỗi tổ có 18 nhóm, mỗi nhóm có khoảng từ 2-3 người phụ trách từng công việc, như: điều phối chung, tin tức, đón tiếp, ăn, ở, tuyên truyền, phiên dịch viên cho từng đoàn, tổ chức xe đón đưa đại biểu dự hội nghị, tham quan; an ninh hội nghị, Ban liên lạc,…Đặc biệt, CNAO thành lập Tổ xử lý sự cố để thường xuyên theo sát tiến độ công việc của các Tổ theo định kỳ và đột xuất để xử lý những tình huống ngoài dự kiến.

Trưởng ban điều hành luôn xác định rõ vị trí của từng người để linh hoạt xử lý các tình huống; chế độ thông tin liên lạc từ lãnh đạo đến các thành viên cấp thấp nhất được duy trì 24/24 giờ; các cuộc họp rút kinh nghiệm thường xuyên tổ chức với tần suất 1lần/ngày để phát huy điểm mạnh, khắc phục điểm yếu và lên kế hoạch công việc cần triển khai thực hiện cho ngày hôm sau. Khi triển khai và tổ chức thực hiện, Tổng CNAO phải họp 12-14lần/ngày, có cuộc họp chỉ từ 1 đến 2 phút nhưng rất cần thiết, đặc biệt trong xử lý tình huống phát sinh (như trong khi tổ chức hội nghị nhỏ có thể gửi nhầm giấy mời tới những nước có quan điểm chính trị không tương đồng…)

Về công tác chuẩn bị nguồn lực thực hiện

Công tác chuẩn bị nguồn lực thực hiện được CNAO tuyển chọn ngay từ giai đoạn đầu khi lập kế hoạch để đảm nhận từng công việc cụ thể. Sau khi tuyển chọn, CNAO thực hiện phân loại trình độ đào tạo và nhiệm vụ đảm nhiệm để tổ chức bồi dưỡng với khối kiến thức chung về bối cảnh của hội nghị, nội dung hội nghị, kế hoạch thực hiện, các đặc trưng của từng quốc gia như: ăn uống, phong tục, tập quán…

Về công tác chọn đơn vị hợp tác tổ chức

CNAO đánh giá cao tầm quan trọng khi lực chọn các đơn vị cùng hợp tác trong tổ chức và điều hành, đây là yếu tố góp phần mang lại thành công cao cho Đại hội, cụ thể: cần có sự tham gia đảm bảo về mặt tài chính của Bộ tài chính; mặt đối ngoại của Bộ Ngoại giao; mặt an toàn giao thông, an ninh của Bộ Công an; giao thông đi lại của Bộ Giao thông vận tải; vấn đề an toàn thực phẩm của Cục Vệ sinh an toàn thực phẩm và liên hệ các địa phương có địa điểm tổ chức Đại hội, có di tích lịch sử nơi các đoàn sẽ đến tham quan.

Về công tác thông chọn địa điểm, lễ tân, chỗ ăn, chỗ ở

Địa điểm tổ chức Đại hội ảnh hưởng đến nhiều yếu tốt khác liên quan đến tổ chức Đại hội. Việc chọn địa điểm một cách hợp lý sẽ tạo thuận lợi cho việc bố trí, ăn, ở, đi lại, chăm sóc sức khỏe, phương tiện giao thông, địa điểm tham quan, du lịch, an ninh…Do có nhiều đoàn đại biểu nên lễ tân cần xác định được cấp bậc của người đứng đầu để xác định cấp bậc của người ra tiếp đón, thực hiện sắp xếp chỗ ở, phòng ăn theo thứ hạng xác định.

Về công tác thông tin tuyên truyền về đại hội

Đây là Đại hội mang tầm quốc tế, nên có sự tham gia đưa tin bài của đông đảo các cơ quan thông tấn báo chí trên thế giới. Ngay khi Đại hội diễn ra cần thông báo trên phương tiện thông tin đại chúng về các nội dung sẽ được bàn bạc tại Đại hội. Đề nghị các cơ quan thông tấn báo chí đến đăng kí tham dự. Các thành viên tổ tin tức có sự phân công rõ ràng về nhiệm vụ của mình.

Về công tác văn kiện và chuyên đề

Đây là nội dung quan trọng của Đại hội, đòi hỏi các thành viên tham gia có đủ năng lực và trình độ thực hiện để xây dựng các văn bản hội nghị, biên dịch văn bản hội nghị, với 4 loại văn kiện: văn bản về phương án chuẩn bị đại hội; văn bản tại đại hội; văn bản sau đại hội và các loại văn bản sau đại hội và các loại văn bản khác. Trong đó chú trọng thời điểm tiến hành xây dựng văn bản về phương án chuẩn bị đại hội trước 1 năm; các văn bản tại hội nghị được xác định dựa trên căn cứ theo trình tự thời gian của Đại hội.

Một số nội dung khác

+ Về công tác an toàn thực phẩm: cần phải mời đơn vị có nghiệp vụ về kiểm tra an toàn thực phẩm để kiểm tra đầy đủ cả 3 bữa/ngày; có phương án đảm bảo chăm sóc sức khỏe cho các đại biểu, cần tính đến sự khác biệt về khí hậu, đề phòng một số đại biểu có bệnh tim, cao huyết áp…cần sẵn sàng xe cứu thương, xác định rõ địa điểm khám sức khỏe, nhân viên và người chịu trách nhiệm khi có tình huống xảy ra.

+ Về việc tổ chức các buổi hội kiến, chụp ảnh lưu niệm: Cần phân rõ việc chụp ảnh của các đoàn đại biểu trong các buổi khai mạc, bế mạc, giờ chụp, thời gian chụp, ai được quyền chụp, công việc tuy nhỏ nhưng nếu không được chuẩn bị chu đáo sẽ gây phiền cho các đại biểu và giảm kết quả của Đại hội.

Sau khi kết thúc Đại hội ASOSAI, CNAO tiến hành thu hồi tài liệu; cảm ơn các đơn vị đã hợp tác; tổng kết kinh nghiệm, khen thưởng các cá nhân có thành tích và làm báo cáo gửi các trưởng đoàn đại biểu.

Lại Xuân Nghị (Tạp chí Kiểm toán)
Tapchiketoan.com