Bàn về hệ thống TK kế toán hiện hành áp dụng trong các doanh nghiệp nhỏ và vừa

Tài khoản kế toán là cách thức phân loại và hệ thống hóa các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo từng đối tượng phản ánh của hạch toán kế toán nhằm phục vụ cho yêu cầu quản lý của các chủ thể. Để thực hiện công tác kế toán, các đơn vị, các tổ chức kinh tế phải sử dụng nhiều tài khoản khác nhau nhằm thỏa mãn nhu cầu thông tin đa chiều cho các đối tượng sử dụng. Các TK này tạo thành hệ thống TK kế toán mà các đơn vị tổ chức, doanh nghiệp sử dụng. Như vậy, hệ thống tài khoản kế toán là tập hợp các TK kế toán được sử dụng trong chế độ kế toán và trong từng đơn vị kế toán theo một trật tự nhất định. Trong hệ thống chế độ kế toán, hệ thống tài khoản kế toán là thành phần cơ bản, quyết định chất lượng của thông tin kế toán. Tuy nhiên, hệ thống TK kế toán doanh nghiệp nói chung và doanh nghiệp nhỏ và vừa hiện nay ở VN vẫn còn một số tồn tại. Chính vì vậy, việc nghiên cứu và hoàn thiện hệ thống TK kế toán là một trong những nội dung thiết thực, góp phần hoàn thiện hệ thống chế độ kế toán. Bài viết này đề cập đến một số tồn tại và hướng hoàn thiện hệ thống TK kế toán áp dụng trong các doanh nghiệp có quy mô nhỏ và vừa.

Hệ thống tk kế toán do Nhà nước ban hành là sự thể chế hóa cơ chế quản lý kinh tế, tài chính của Nhà nước đối với các đơn vị hạch toán, tạo điều kiện để các đơn vị hạch toán xây dựng hệ thống tài khoản phù hợp với đặc thù của từng đơn vị; đồng thời, tạo điều kiện thuân lợi cho công tác thanh, kiểm tra cũng như công tác kiểm toán các hoạt động kinh tế, tài chính diễn ra trong đơn vị kế toán. Mặt khác, hệ thống tài khoản kế toán do Nhà nước ban hành còn tạo điều kiện thực hiện các nguyên tắc chung được thừa nhận, các chuẩn mực kế toán. Từ đó, tạo điều kiện thuận lợi cho các cơ quan thống kê trong việc thu thập thông tin để tính toán các chỉ tiêu tổng hợp của từng ngành, địa phương cũng như của cả quốc gian.

Nhìn chung, hệ thống tài khoản kế toán ban hành theo Quyết định số 48/2006/QĐ-BTC ngày 14/9/2006 của Bộ trưởng Bộ Tài chính áp dụng trong các doanh nghiệp nhỏ và vừa khá đơn giản, dễ thực hiện, phù hợp với quy mô và trình độ quản lý của phần lớn doanh nghiệp. Theo Quyết định này, hệ thống tài khoản kế toán bao gồm các tài khoản thuộc Bảng cân đối kế toán (gồm 51 tài khoản cấp 1, 62 tài khoản cấp 2, 05 tài khoản cấp 3) và 05 tài khoản ngoài Bảng cân đối kế toán (loại 0). Các tài khoản trong Bảng cân đối kế toán được sắp xếp vào 9 loại, từ loại 1 (phản ánh tài sản ngắn hạn), loại 2 (phản ánh tài sản dài hạn), loại 3 (phản ánh nợ phải trả), loại 4 (phản ánh vốn chủ sở hữu), loại 5 (phản ánh doanh thu), loại 6 (phản ánh chi phí sản xuất kinh doanh), loại 7 (phản ánh thu nhập khác), loại 8 (phản ánh chi phí khác) cho đến loại 9 (phản ánh kết quả kinh doanh). Trong từng loại, các tài khoản kế toán được sắp xếp theo một trình tự nhất định. Chẳng hạn, các tài khoản phản ánh tài sản được sắp xếp theo mức độ khả thanh (khả năng chuyển đổi thành tiền), các tài khoản phản ánh nguồn vốn sắp xếp từ nợ phải trả đến vốn chủ sở hữu). các tài khoản phản ánh doanh thu và chi phí được sắp xếp theo vị trí của từng hoạt động…

Để thực hiện tốt chức năng thông tin và kiểm tra đòi hỏi hệ thống tài khoản kế toán phải được xây dựng có căn cứ khoa học phải phản ánh được tình hình tài sản, nguồn vốn trên các phương diện và mức độ khác nhau (tổng hợp, chi tiết, tài sản, nguồn vốn,…) nhằm cung cấp thông tin để đánh giá hiệu quả sử dụng vốn nói riêng và hiệu quả kinh doanh nói chung trong doanh nghiệp. Bên cạnh đó, hệ thống tài khoản kế toán phải phản ánh được tính liên hòan của quá trình kinh doanh và có thể thay đổi theo từng thời kỳ, từng giai đoạn phát triển kinh tế của đất nước.

Với yêu cầu nêu trên, so với hệ thống tài khoản kế toán doanh nghiệp nhỏ và vừa ban hành theo Quyết định số 48/2006/QĐ-BTC của Bộ trưởng Bộ Tài chính, chúng tôi thấy còn một số tồn tại chủ yếu sau đây cần được hoàn thiện:

Thứ nhất, tên gọi tài khoản kế toán:

Tên gọi của tài khoản chính là tên gọi là đối tượng kế toán. Vì thế, tên gọi của tài khoản kế toán phải phù hợp với nội dung kinh tế của đối tượng kế toán mà tài khoản phản ánh. Tuy nhiên, tên gọi của một số tài khoản hiện nay còn chưa phù hợp với nội dung kinh tế mà nó phản ánh. Đặc biệt là một số tài khoản phản ánh tình hình thanh toán thuộc loại 1 và loại 3; chẳng hạn tài khoản 131 “Phải thu của khách hàng”, tài khoản 331 “Phải trả cho người bán”,…Với tên gọi đó, các tài khoản này mới chỉ phản ánh được một phần nội dung mà các tài khoản này phản ánh; bởi vì đây là những tài khoản hỗn hợp, nghĩa là trong từng tài khoản đều phản ánh đồng thời hai mối quan hệ thanh toán phải thu và phải trả. Vì vậy cần thiết phải sửa lại tên cho đúng với bản chất kinh tế mà nó phản ánh, tránh việc hiểu không rõ về nội dung, kết cấu của tài khoản dẫn đến việc sử dụng không đúng với quy định. Chúng tôi cho rằng, để phản ánh được đúng bản chất và nội dung của đối tượng phản ánh, tên gọi của tài khoản 131 phải là “Thanh toán với người mua” (hoặc “Thanh toán với khách hàng”) và tên gọi của tài khoản 331 phải là “Thanh toán với người bán” (hoặc “Thanh toán với nhà cung cấp”).

Thứ hai, số hiệu và nội dung phản ánh của tài khoản kế toán.

Ngoài việc thiếu thống nhất về số hiệu tài khoản, trong các chế độ kế toán khác nhau còn có sự thiếu thống nhất về nội dung phản ánh. Điều đó gây khá nhiều khó khăn cho các cơ quan quản lý trong việc kiểm tra, giám sát tình hình tài chính doanh nghiệp. một số tài khoản có cùng số hiệu, cùng tên gọi nhưng nội dung phản ánh là khác nhau. Ví dụ, theo quyết định số 48/2006/QĐ-BTC, tài khoản 154 “chi phí sản xuất, kinh doanh dở dang” được dùng để tập hợp chi phí sản xuất, kinh doanh (chi phí nguyên vật liệu trực tiếp, chi phí nhân công trực tiếp, chi phí sử dụng máy thi công , chi phí sản xuất chung) đồng thời dùng tổng hợp chi phí sản xuất, kinh doanh phục vụ cho việc tính giá thành sản phẩm nhưng theo quyết định số 15/2006/QĐ-BTC, tài khoản này chỉ dùng để tổng hợp chi phí sản xuất, kinh doanh phục vụ cho việc tính giá thành sản phẩm. việc tập hợp chi phí sản xuất – kinh doanh (chi phí nguyên, vật liệu trực tiếp; chi phí nhân công trực tiếp; …) được thông qua các tài khoản trung gian (tài khoản 621 “chi phí nguyên, vật liệu trực tiếp”, tài khoản 622 “chi phí nhân công trực tiếp”, tài khoản 623 “chi phí sử dụng máy thi công”, tài khoản 627 “chi phí sản xuất chung”). Như vậy, tại các doanh nghiệp nhỏ và vừa nếu muốn kiểm soát chi phí sản xuất theo khoản mục thì sẽ phải tự mở các tại khoản riêng hoặc phải mờ chi tiết thêm cho các tài khỏan 154 “chi phí sản xuất, kinh doanh dở dang”. Có thể dễ dàng tìm thấy khá nhiều tài khoản giống như tài khoản 154 trong hệ thống tài khoản kế toán áp dụng cho các doanh nghiệp nhỏ và vừa như: tài khoản 521 “các khoản giảm trừ doanh thu”, tài khoản 642 “chi phí quản lý kinh doanh”, …

Sở dĩ như vậy là do có sự phân biệt về tài khoản sử dụng để phản ánh những hoạt động kinh tế giống nhau giữa các doanh nghiệp nhỏ và vừa và doanh nhiệp có quy mô lớn; do hệ thống tài khoản kế toán trong doanh nghiệp nhỏ và vừa được xây dựng bằng cách gộp nhiều tài khoản tổng hợp lại. tuy nhiên, nhằm đảm bảo tính thống nhất về các nguyên tắc, phương pháp kế toán phục vụ cho quản lý điều hành chung nền kinh tế thì yêu cầu về tính thuận tiện cho việc chỉ đạo, kiểm tra kế toán và nâng cao khả năng so sánh đối chiếu được đặt lên hàng đầu. vì vậy, sự phân chia này chỉ làm tăng thêm tính phức tạp trong việc áp dụng và thực hiện công tác kế toán tại doanh nghiệp. Bởi vì việc gộp nhiều tài khoản tổng hợp lại dẫn đến số lượng tài khoản tổng hợp sử dụng giảm đi nhưng lại làm tăng số lượng tài khoản chi tiết. Số lượng tài khoản tổng hợp mà doanh nghiệp sử dụng giảm đi không có nghĩa là công tác kế toán sẽ giản đơn hơn, tiết kiệm chi phí hơn mà ngược lại, khối lượng công việc kế toán chi tiết lại tăng đáng kể. Mặt khác, việc thu thập thông tin cung cấp cho quản lý lại khó khăn  hơn.

Thứ ba, trình tự sắp xếp tài khoản kế toán:

Trình tự sắp xếp các tại khỏan trong hệ thống tài khoản kế toán doanh nghiệp nhỏ và vừa được thể hiện qua số hiệu, tên gọi của tài khoản, thể hiện được vị trí của từng tài khoản trong hệ thống. Điều này tạo điều kiện thuận lợi cho việc thực hiện công tác kế toán trong doanh nghiệp, giúp cho người làm kế toán dễ nắm bắt được nội dung, kết cấu và phương pháp ghi chép trên các tài khoản. Trình tự sắp xếp tài khoản kế toán về thực chất là trình tự đánh số hiệu và đặt tên các tài khoản kế toán. Công việc này liên quan đến việc thu thập thông tin, gắn liền với việc lập báo cáo tài chính. Như đã trình bày ở trên, các tài khoản phản ánh tài sản được xếp theo mức độ khả thanh hay khả năng chuyển đổi thành tiền, còn các tài khoản phản ánh nguồn vốn được xếp theo nợ phải trả rồi đến vốn chủ sở hữu. Mặt khác, các tài khoản phản ánh các nội dung có cùng bản chất kinh tế phải được sắp xếp vào cùng một loại.

Tuy nhiên, trong hệ thống tài khoản kế toán doanh nghiệp nhỏ và vừa hiện nay, việc sắp xếp các tài khoản kế toán vẫn chưa tuân thủ nguyên tắc trên. Chẳng hạn, trong laọi 2 “tài sản dài hạn”, các tài khoản phản ánh tài sản cố định được xếp trước các tài khoản phản ánh đầu tư tài chiánh dài hạn và bất động sản đầu tư. Như đã biết, tài sản cố định đã và đang đầu tư là bộ phận cơ sở vật chất kỹ thuật của doanh nghiệp. Bộ phận này có khả năng chuyển đổi thành tiền chậm nhất và một khi doanh nghiệp đã bán tài sản cố định để thanh toán thì doanh nghiệp đó khó mà tồn tại được. Chính vì thế, theo chúng tôi, trình tự sắp xếp cacs tài khoản trong loại 2 “tài sản dài hạn” phải theo trình tự từ các khoản đầu tư tài chính dài hạn; bất động sản đầu tư; các khoản ký cược, ký quĩ dài hạn; chi phí trả trước dài hạn rồi mới đến tài sản cố định và chi phí xây dựng cơ bản dở dang. Và do vậy, ký hiệu các tài khoản cũng thay đổi tương ứng với trật tự sắp xếp trên.

Thứ tư, phân nhóm tài khoản:

Phân nhóm tài khoản là việc sắp xếp các tài khoản có cùng bản chất và nội dung phản ánh vào cùng một nhóm. Việc phân nhóm tài khoản đòi hỏi sao cho vừa đơn giản, vừa phản ánh đúng bản chất và nội dung của tài khoản, tránh sự cồng kềnh, tạo cảm giác nặng nề cho hệ thống tài khoản kế toán. Chính vì vậy, chúng tôi cho rằng: không nên chia các tài khoản trong Bản cân đối kế toán áp dụng trong các doanh nghiệp nhỏ và vừa thành 9 loại như hiện nay mà chỉ cần chia thành 7 loại; trong đó, các tài khoản từ loại 1 đến loại 4 giữ nguyên (chỉ thay đổi một số tên gọi và ký hiệu như đã trình bày ở trên), còn các tài khoản loại 5 và loại 7 do dùng để phản ánh doanh thu và thu nhập khác nên gộp thành loại 5 với tên gọi “doanh thu và thu nhập khác”. Tương tự, các tài khoản loại 6 và loại 8 dùng để phản ánh chi phí hoạt động nên gộp thành loại 6 với tên gọi “chi phí kinh doanh và chi phí khác”; loại 9 sẽ chuyển thanh loại 7 với tên gọi “xác định kết quả hoạt động”

Thứ năm, mở tài khoản chi tiết cho các tài khoản thanh toán:

Để thu thập thông tin lập báo cáo tài chính, việc yêu cầu phải mở các tài khoản thanh toán chi tiết theo ngắn hạn và dài hạn chưa thống nhất.

Trên đây là một số tồn tại trong hệ thống tài khoản kế toán áp dụng cho các doanh nghiệp có quy mô nhỏ và vừa ban hành theo Quyết định số 48/2006/QĐ-BTC ngày 14/9/2006 của bộ trưởng Bộ tài chính. Với mong muốn hoàn thiện hệ thống tài khoản kế toán nói riêng và hệ thống chế độ kế toán nói chung, chúng tôi mong các cơ quản hữu quan sớm có những nghiên cứu cụ thể, thiết thực, phù hợp với loại hình doanh nghiệp này cũng như điều kiện phát triển kinh tế cụ thể trong từng thời kỳ để sớm đưa hệ thống kế toán Việt Nam hòa nhập với hệ thống kế toán Châu á và thế giới.

THS. Nguyễn Thị Bình Yến, khoa Kinh tế-Viện ĐH Mở HN
(Tạp chí NCKHKT)
Tapchiketoan.com