Kinh nghiệm của cơ quan Tổng kiểm toán Canada về kiểm toán tính hiệu quả các bộ, ngành

1. Mục tiêu và phạm vi của tính hiệu quả trong các cuộc kiểm toán hoạt động.

Tính hiệu quả không phải là một yếu tố duy nhất trong một cuộc kiểm toán hoạt động đối với một chương trình hoạt động hoặc quá trình hoạt động. Tuy nhiên, trong một số trường hợp, tính hiệu quả có thể là trọng tâm chính của một cuộc kiểm toán hoạt động bởi vì vai trò của tính hiệu quả là nhằm đạt được các mục tiêu của một đơn vị. Tất cả các biến số quan trọng ảnh hưởng đến mối quan hệ giữa các nguồn lực mà một đơn vị sử dụng và hàng hóa hoặc dịch vụ mà đơn vị đó tạo ra sẽ được xem xét trong quá trình xác định phạm vi của các cuộc kiểm toán trên cơ sở kiểm tra các vấn đề tính hiệu quả.

Mục tiêu của việc kiểm toán tính hiệu quả có thể bao gồm việc đánh giá một hoặc nhiều các vấn đề sau đây:

+ Mức hiệu quả mà một đơn vị hoặc một hoạt động đạt được khi so sánh với các chuẩn mực thích hợp;

+ Tính đầy đủ và đáng tin cậy của các hệ thống hoặc các thủ tục được sử dụng để đo lường và báo cáo về tính hiệu quả;

+ Các nỗ lực của một đơn vị nhằm khai thác và tận dụng các cơ hội nhằm nâng cao tính hiệu quả;

+ Các quy trình quản lý và hệ thống thông tin, hệ thống và thực tiễn hoạt động của một đơn vị có hỗ trợ cho việc đạt được tính hiệu quả hay không.

Các KTV cần xem xét phạm vi tổng thể của một cuộc kiểm toán hoạt động cũng như các chủ đề trong báo cáo của nó cũng như chiến lược xác định các mục tiêu kiểm toán đối với thành tố hiệu quả trong cuộc kiểm toán.

2. Vai trò của việc kiểm toán tính hiệu quả

Kiểm toán tính hiệu quả giúp Cơ quan Tổng Kiểm toán Canada báo cáo với Quốc hội về việc các bộ, ngành có quản lý các nguồn lực một cách hiệu quả không hay gián tiếp cho các bộ, ngành trong việc xác định các cơ hội để nâng cao chất lượng và số lượng dịch vụ cung ứng khi giữ nguyên chi phí hoặc với mức chi phí thấp hơn. Đặc biệt, các cuộc kiểm toán này có thể:

+ Hỗ trợ các nhà quản lý và đội ngũ lao động trong việc xử lý thận trọng hơn nhiệm vụ của mình có liên quan đến tính hiệu quả;

+ Nhấn mạnh tầm quan trọng của việc đo lường tính hiệu quả và sử dụng thông tin này để quản lý các hoạt động và nâng cao trách nhiệm giải trình;

+ Xác định các phương tiện nâng cao tính hiệu quả, kể cả các hoạt động mà tính hiệu quả khó có thể đo lường được;

+ Xác định phạm vi giảm chi phí thực hiện các chương trình mà không cần giảm số lượng hoặc chất lượng của đầu ra hoặc mức dịch vụ cung ứng;

+ Tăng số lượng và nâng cao chất lượng đầu ra cũng như mức dịch vụ cung ứng mà không tanưg việc tiêu dùng;

+ Xác định việc cải thiện cần thiết trong các thủ tục kiểm soát hệ thống hoạt động và quy trình sản xuất hiện có để sử dụng các nguồn lực một cách tốt hơn.

3. Các tiêu chí kiểm toán.

Có 4 tiêu chí chính và một số tiêu chí hỗ trợ được sử dụng nhằm đánh giá xem các nguồn lực có được quản lý một cách hiệu quảkhông được nhóm thành 4 lĩnh vực trách nhiệm quản lý, đó là:

A. Thông tin đat đượct ính hiệu quả;
B Nâng cao tính hiệu quả;
C. Các hệ thống và thực tiễn quản lý;
D Môi trường làm việc (những tiêu chí này được liệt kê và trình bày trong bảng kê)

Tiêu chí chính và các tiêu chí hỗ trợ tạo nên khuôn khổ chung hướng dẫn kiểm toán viên trong việc kiểm tra các quy trình và các yếu tố chính góp phần đạt và đảm bảo tính hiệu quả. Các tiêu chí này không cung cấp mô hình mang tính quy tắc để các nhà quản lý có thể quản lý hoạt động của mình trong mọi trường hợp.

Các tiêu chí liệt kê trong bảng kê không áp dụng cho tất cả các đơn vị cũng như các chương trình mà các KTV cần phải sử dụng phán đoán của mình để quyết định xem nên lựa chọn phương pháp kiểm toán nào cho phù hợp (ví dụ sử dụng phương pháp dựa trên kết quả hoặc phương pháp dựa vào hệ thống; hoặc kết hợp cả hai phương pháp này), và tiêu chí phụ nào áp dụng tốt nhất đối với một cuộc kiểm toán cụ thể, nếu đã xác định được phạm vi, mục tiêu, chiến lược cũng như các đặc trưng của đơn vị được kiểm toán.

Nếu áp dụng phương pháp kiểm toán dựa vào kết quả cần phải thực hiện thêm một cuộc kiểm tra trên cơ sở chọn lọc một số hệ thống quan trọng nhằm xác định độ tin cậy của các thông tin sẵn có về tính hiệu quả. Ở đâu, hoạt động được kiểm toán cho thấy mức hiệu quả đạt được là chưa thỏa mãn thì cần phải tiến hành thêm một số công việc kiểm toán để tìm hiểu nguyên nhân về việc thiếu hiệu quả này. Thông tin trên giúp KTV giải thích hoặc hỗ trợ cho các phát hiện mang tính bác bỏ và đưa ra những khuyến nghị thích hợp về biện pháp điều chỉnh. Và ngược lại, ở đâu hoạt động đã đạt được tính hiệu quả thì không cần thực hiện thêm các công việc kiểm toán.

Trong những trường hợp khó đo lường kêt quả hoặc không có sẵn các thông tin đáng tin cậy thì KTV có thể lựa chọn phương pháp kiểm toán dựa trên hệ thống. Mục đích lựa chọn phương pháp này sẽ ảnh hưởng trực tiếp đến việc lựa chọn tiêu chí hỗ trợ của cuộc kiểm toán.